Digitales Rechnungswesen – spezielle Software leistet wertvolle Unterstützung
Sowohl klassische Buchhaltung als auch der jeweilige Jahresabschluss sind verpflichtende Elemente des modernen Rechnungswesens, die dem Steuerrecht unterliegen. Doch das deutsche Steuerrecht ist hoch komplex und enthält eine Vielzahl von Regelungen, die sich ab und zu auch ändern. Das Nichteinhalten von Fristen oder Fehler rund um sachliche oder summarische Angaben werden von den Finanzbehörden unangenehm geahndet. Durch den Einsatz der modernen Digitalisierung können Tätigkeiten aus dem Bereich des Rechnungswesens erfreulich effizienter umgesetzt werden. Spezielle Softwarelösungen bieten Unternehmen aller Art sichere Funktionalität rundumderen Buchhaltung. Dieser Beitrag fasst das Wichtigste zusammen.
Buchhaltung und Jahresabschluss: hohe Herausforderungen für Unternehmer und Fachkräfte
Es sind die facettenreichen Regelwerke, die aus dem betrieblichen Rechnungswesen eine echte Herausforderung machen. Sowohl das Steuerrecht als auch die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, sind exakt einzuhalten. Diese schreiben beispielsweise vor, dass alle Buchungen durch Belege nachweisbar sind, und erlauben, dass Belegführung auch digital umgesetzt wird. Allerdings unter der Voraussetzung, dass digitale gespeicherte Dokumente datensicher und geschützt vor Manipulation gespeichert sind. Außerdem gelten auch bestimmte Aufbewahrungsfristen – je nach Dokument.
Unterschiedliche Unternehmen – unterschiedliche Bestimmungen
Welche Art von Buchführung erforderlich ist, hängt von der Rechtsform und von Größe beziehungsweise Umsatz des betreffenden Unternehmens ab. Diese Kriterien entscheiden beispielsweise, ob ein Unternehmen einfache oder doppelte Buchführung umsetzen muss oder wie der Jahresabschluss auszusehen hat. Auch das Umsatzsteuerrecht hängt von solchen Faktoren ab.
Kleinere Betriebe, Freiberufler und Solo-Selbstständige haben meist die Option, den Gewinn durch das Gegenüberstellen von betrieblichen Einnahmen und Aufgaben zu ermitteln. Größere und umsatzstarke Unternehmen sowie solche, die bestimmte Rechtsformen – etwa GmbH oder AG – aufweisen, müssen doppelte Buchführung durchführen und sind auch bilanzierungspflichtig.
Doch auch vereinfachte Regelungen durch die EÜR sind meist Hemmschuh und Hürde zugleich. Denn Unternehmerinnen und Unternehmer ohne Buchhaltungs- und Steuerkenntnisse haben Probleme, die jeweiligen Berechnungen und Dokumente korrekt zu erstellen. Durch digitale Erleichterungen, insbesondere den Einsatz von speziellen Softwareprodukten, erhalten sie aber Unterstützung, um dies rechtssicher und vor allem auch effizienter umsetzen zu können.
Intuitive und intelligente Software – eine wertvolle Unterstützung
Moderne Buchhaltungsprogramme bieten besonders KMU-Unternehmern, Freiberuflern oder Einzelunternehmern effiziente Erleichterungen rund um das Erstellen von Buchungen oder Zahlenwerken. So schlägt das intelligente Programm beispielsweise passende Buchungskonten vor, bietet Fehlermeldungen, leistet Berechnungen und punktet auch durch den digitalen Versand von Dokumenten, etwa der betrieblichen Steuererklärung durch das Programm ELSTER. Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen erhalten Unterstützung rund um das Berechnen von Mehrwertsteuer und Vorsteuer, aber auch bezüglich von Umsatzsteuer-Voranmeldungen.
Besonderen Mehrwert bieten solche Softwareprodukte auch deshalb, weil sie eine ganze Reihe von praktikablen Vorlagen verfügbar machen. Rechnungen und Angebote, Angebotsbestätigungen und EÜR sind nach Bedarf nutzbar. Der Vorteil: Viele Daten sind dann gleich in die richtige Buchung zu überführen. Auch rund um das Erstellen von Steuererklärungen unterstützen diese Programme, weil sie intelligent durch das Ausfüllen des Formulars führen. So werden Rechnungswesen und Buchhaltung effizienter erledigt und Unternehmen widmen sich eher und umfassender ihren Kunden und Umsätzen.
Bezugsquellen von Buchhaltungssoftware
Interessierte Unternehmerinnen und Unternehmer erhalten spezifische Steuersoftware aus dem Fachhandel – Elektro / Buch -, aber natürlich auch online. Gerade das Bestellen per Internet lohnt, weil durch das digitale Versenden eines Nutzungsschlüssels das Produkt sofort einsetzbar ist. Um das richtige Produkt zu kaufen, empfiehlt es sich, Leistungen und Preise von Softwarelösungen vorab genau zu studieren und zu vergleichen. Idealerweise nutzt man vorab Testversionen des Programms.
